6 kỹ năng sống giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả
Bạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.
Sau khi đến văn phòng để bắt đầu một ngày làm việc mới, việc đầu tiên là bạn nên ghi ra cụ thể những công việc cần làm trong ngày. Đây là một kỹ năng sống quan trọng giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả. Bạn có thể ghi ra những công việc này trên giấy sticker và dán trên bàn làm việc của mình. Ghi ra cụ thể những công việc cần làm sẽ giúp bạn: (1) hình dung ra được cụ thể (chứ không phải là mơ hồ) về khối lượng công việc cần làm trong ngày từ đó sẽ giúp bạn bình tĩnh hơn để giải quyết công việc và (2) tránh được việc quên hay bỏ sót công việc.
5 bí quyết giúp bạn giải quyết công việc hiệu quả2. Tách công việc lớn và phức tạp ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiệnKhi ghi ra công việc cần làm, bạn nên ghi một cách cụ thể các công việc cần làm, càng cụ thể càng tốt. Đừng nên ghi chung chung như: “Làm việc với tất cả các khách hàng” mà hãy ghi cụ thể “1. Làm việc với khách hàng A”, “2. Làm việc với khách hàng B”.
Nếu phải giải quyết một công việc lớn và phức tạp thì bạn nên chia công việc đó ra thành nhiều công việc nhỏ và dễ thực hiện. Ví dụ nếu giám đốc của bạn yêu cầu bạn viết một báo cáo dài 20 trang về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A thì bạn có thể chia tách ra thành những công việc nhỏ sau đây để dễ thực hiện:
1. Đọc các báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A và ghi lại những điểm cần lưu ý, những thông tin thu thập được qua các báo cáo.
2. Gặp và thảo luận với giám đốc Công ty A (và các phòng ban có liên quan) về những thông tin thu thập được qua các báo cáo.
3. Viết báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty A.
Trong mỗi công việc ở trên bạn có thể tiếp tục chia tách ra thành những công việc nhỏ hơn. Ví dụ bạn có thể chia tách việc viết báo cáo ra thành các việc: (1) viết phần mở đầu, (2) viết phần nội dung và (3) viết phần kết luận.
3. Bắt đầu từ những công việc dễ Nhiều người bắt đầu một ngày làm việc bằng việc giải quyết những công việc khó để rồi chán nản và hoang mang khi gặp khó khăn trong lúc giải quyết những công việc khó này. Trí óc của chúng ta cũng như một cỗ máy, nó thường bắt đầu một cách ì ạch và chỉ được “khởi động” hay “hâm nóng” lại sau một khoảng thời gian làm việc. Như vậy, để khởi động bạn nên bắt đầu từ công việc dễ và chuyển dần sang những công việc khó. Như vậy, khi trí óc bạn đã đi vào guồng máy hoạt động trơn tru thì cũng chính là lúc bạn giải quyết những công việc khó dần.
Một lợi ích khác của việc giải quyết công việc từ dễ đến khó là sau khi hoàn thành những công việc dễ bạn sẽ dần dần tăng thêm lòng tự tin và sự phấn khởi làm việc trong bạn. Và với sự tự tin và phấn chấn được tích lũy dần trong khi bạn làm những công việc dễ, bạn sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi giải quyết công việc khó.
4. Bắt đầu từ những công việc khẩn cấpBạn nên dành thời gian để giải quyết những việc khẩn cấp trước. Những công việc không khẩn cấp bạn nên để sau. Ví dụ nếu bạn cần thiết phải gọi điện cho ai đó thông báo về một việc quan trọng thì ban nên sắp xếp thời gian goi điện ngay trước khi làm các việc khác. Lợi ích của việc giải quyết những công việc khẩn cấp trước là nó sẽ mang lại cho bạn sự bình tình và thanh thản trong tâm hồn để làm việc. Bạn sẽ không phải lo âu hay áy náy về một công việc khẩn cấp chưa giải quyết.
5. Giải quyết dứt điểm từng công việc: Tại một thời điểm bạn nên tập trung vào giải quyết một và chỉ một công việc mà thôi. Hãy dành toàn bộ sự tập trung cho công việc bạn đang giải quyết và tạm thời quên đi các công việc khác. Đừng lo âu, đừng bồn chồn về các công việc khác. Cho dù các công việc khác có nhiều bao nhiêu thì chúng chỉ được hoàn thành khi bạn từng bước, từng bước hoàn thành từng công việc.
Lợi ích của việc giải quyết dứt điểm từng công việc là bạn sẽ cảm thấy vui hơn và tự tin hơn sau khi hoàn thành mỗi công việc. Càng để dở dang nhiều công việc chưa hoàn thành càng làm cho bạn cảm thấy bồn chồn lo lắng, và chắc chắn điều này sẽ ảnh hưởng không tốt đến khả năng làm việc và chất lượng công việc của bạn.
Tất nhiên, nếu vì một lý do nào đó bạn không thể hoàn thành dứt điểm một công việc (ví dụ chưa có đủ dữ liệu hoàn thành một báo cáo), thì bạn có thể giải quyết một công việc khác trong khi chờ đợi và quay trở lại hoàn thành công việc đó khi có điều kiện. Bạn có thể học cách rèn luyện tư duy khoa học cũng như việc quản lý công việc 1 cách hợp lý thông qua chương trình đào tạo kỹ năng quản lý thời gian và sắp xếp công việc tại cổng đào tạo trực tuyến Academy.vn:
Video giới thiệu khóa học kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc hiệu quả6. Hãy tự thưởng cho mình sau khi hoàn thành mỗi công việc:
Sau khi hoàn thành mỗi công việc nho nhỏ bạn nên tự thưởng cho mình dưới một hình thức nào đó. Bạn có thể đi uống một tách trà hay nghe một bản nhạc trước khi quay trở lại tiếp tục giải quyết công việc khác (tất nhiên là bạn không nên nghe hết cả một đĩa nhạc rồi mới quay lại làm việc :-). Lợi ích của việc làm này là bạn tự tạo ra một động lực cho bản thân để phấn đấu hoàn thành công việc.
Sau khi hoàn thành một công việc tôi vẫn thường lấy bút gạch đi công việc trong danh sách công việc mà tôi dán trên bàn làm việc của mình. Tôi còn ghi bên cạnh công việc hoàn thành 2 chữ “hoàn thành”. Mỗi lần làm như vậy tôi cảm thấy một niềm hạnh phúc mênh mông. Càng có nhiều từ “hoàn thành” được ghi trong danh sách công việc như vậy, tôi càng tiến dần đến mốc hoàn thành tất cả công việc trong ngày và quản trị cuộc đời mình dễ dàng hơn. Bạn cũng có thể làm như vậy phải không? Chúc bạn giải quyết các công việc hàng ngày một cách hiệu quả.
5 bí quyết giúp bạn nhanh chóng vượt qua áp lực công việcCuộc sống hiện đại khiến con người phải cạnh tranh để “giành giật” cơ hội thăng tiến trong công việc. Cạnh tranh càng khốc liệt thì áp lực công việc càng lớn.
Hiện nay, hầu hết nhân viên đều cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng vì áp lực công việc quá lớn. Họ cảm thấy công việc lúc nào cũng ngập đầu; không thể làm hết việc trong ngày; Tất cả nhiệt huyết và năng lượng dành cho công việc dường như biến mất. Điều này là một trong những nỗi “ám ảnh” đáng sợ đối với hầu hết nhân viên. Vậy làm thế nào để vượt qua áp lực công việc?
1. Lập kế hoạch làm việc khoa học: Để vượt qua áp lực công việc, nhân viên nên lập kế hoạch làm việc thật chi tiết, khoa học cho từng công việc theo thứ tự từ dễ đến khó, từ đơn giản đến phức tạp
Cụ thể, lên kế hoạch những việc làm theo từng ngày sẽ giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả. Đây là cách hiệu quả nhất trong việc quản lí thời gian vì nó giúp bạn biết chắc chắn điều bạn đang làm và có thể giúp bạn tập trung vào việc tổ chức công việc hiệu quả. Đồng thời, nhân viên đưa ra một danh sách công việc cần phải làm cho mỗi ngày và khoảng thời gian bạn hoàn thành một công việc. Tùy theo mức độ quan trọng và gấp rút về mặt thời gian để biết công việc nào ưu tiên hàng đầu. Bạn cũng nên để ra một chút thời gian trống trong lịch trình của bạn vì có thể sẽ có những việc bất ngờ xảy ra.
2. Thư giãn để lấy lại hứng thú: Tâm lý căng thẳng thường khiến con người không thể hoàn thành tốt được công việc. Vì thế, mỗi khi mệt mỏi, căng thẳng trong công việc, bạn nên gạt bỏ công việc qua một bên và quan tâm tới các sở thích của mình. Chẳng hạn như đi siêu thị, mua sắm, xem chương trình ca nhạc hay thư giãn tinh thần bằng cách tham gia vào các hoạt động tập thể, các lớp tập thể dục, luyện tập thẩm mỹ, yoga sau giờ làm; trò truyện tâm sự với bạn bè, người thân; đi du lịch… Hoặc thư giãn ngay khi làm việc như vừa nghe nhạc vừa làm việc, giao tiếp với đồng nghiệp; hoạt động thường xuyên tránh ngồi nhiều giờ liên tục. Khi cảm thấy tư tưởng thoải mái hơn, có thể làm việc hiệu quả thì quay trở lại làm việc
3. Học cách từ chối thẳng thắn: Nhiều nhân viên tự tạo stress cho bản thân khi cùng lúc ôm đồm quá nhiều việc. Để giảm áp lực công việc, chúng ta nên học cách từ chối thẳng thắn khi sếp giao việc xuống. Nếu bạn đang còn quá nhiều việc chưa hoàn thành, bạn nên từ chối thẳng thắn với sếp bằng cách trình bày với sếp rằng bạn không phải là người duy nhất có thể đảm nhiệm việc này. Nếu bạn không từ chối, sếp sẽ nghĩ bạn có thể làm tốt được nhiều việc cùng một lúc. Và như thế là bạn đang tự đào hố chôn mình. Vì thế, nhân viên hãy học cách từ chối để giảm áp lực công việc cho chính mình cũng như không làm mất điểm của bạn trong lòng sếp khi nhận việc rồi không thể hoàn thành nó.
4. Chia sẻ với bạn bè, đồng nghiệp: Áp lực công việc đè nặng đôi khi khiến bạn có ý nghĩ chán nản và muốn buông xuôi tất cả. Lúc này, bạn hãy tựa vào đồng nghiệp, gia đình và bạn bè để đứng vững. Đừng ngại chia sẽ những cảm xúc, khó khăn của mình trong công việc với một người bạn thân hay với người đồng nghiệp am hiểu công việc mà bạn đang làm. Bạn có thể nhờ bạn bè, đồng nghiệp tư vấn, giúp đỡ thêm. Đôi khi, chỉ một gợi ý nhỏ của đồng nghiệp lại giúp bạn giải quyết triệt để được vấn đề mà mình đang gặp phải. Đừng bao giờ xem thường tình cảm, mối quan hệ của mọi người đối với mình, bởi không ai có thể sống và làm việc một mình cả.
5. Nâng cao kỹ năng giải quyết công việc: Có rất nhiều nhân viên gặp phải áp lực công việc vì chưa đủ kỹ năng giải quyết công việc, công việc đó khó hơn so với khả năng của nhân viên.Vì thế họ lo lắng, suy nghĩ và loay hoay tìm cách làm thế nào để hoàn thành được nó. Khi không hoàn thành được công việc đó, họ cảm thấy bị áp lực và căng thẳng, mất tự tin khi đối diện với đồng nghiệp với sếp. Vì thế, việc nâng cao kỹ năng giải quyết công việc cũng là một cách giúp bạn vượt qua áp lực công việc, mang lại tinh thần lạc quan, tự tin vào khả năng của mình.
Cùng Danh Mục:
Liên Quan Khác
Leave a Reply